Énoncé sur la protection des renseignements personnels du RSSFP

L’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de soins de santé de la fonction publique se trouve également sur le site Web du Conseil du Trésor du Canada.

Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent aux rôles et aux termes utilisés dans l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de soins de santé de la fonction publique. Pour d’autres définitions, comme celles de personne à charge, de membre, d’administrateur et de participant, veuillez consulter la Directive du RSSFP.

Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique

L’organisation sans lien de dépendance qui supervise l’administration du RSSFP au nom du gouvernement du Canada. www.rssfp.ca

Renseignements personnels

Selon la définition donnée à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, signifie renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Une liste des éléments de renseignements personnels recueillis pour administrer le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) et donner aux membres les avantages et les services qui leur sont dus est présentée à la section 4 du présent énoncé, « Collecte de renseignements personnels ».

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

L’organe administratif du Conseil du Trésor (CT) chargé d’élaborer et de surveiller le cadre de politiques en matière de gestion des pensions et des avantages sociaux des employés, y compris le RSSFP.

Introduction

Le Régime de soins de santé de la fonction publique

Le RSSFP est un Régime de soins de santé privé conçu pour rembourser aux membres la totalité ou une partie des frais qu’ils engagent pour des services et des biens admissibles.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est responsable devant le Parlement et l’électorat canadien de la performance du RSSFP et des avantages que le Canada retire des fonds publics investis dans le Régime. Cependant, certaines responsabilités ont été conférées à deux organismes de gouvernance composés de personnes nommées par le Conseil du Trésor, les agents négociateurs de la fonction publique et l’Association nationale des retraités fédéraux (représentant les retraités participants), afin que le RSSFP soit gérer en collaboration avec ces parties. Ces organismes de gouvernance forment le Comité des partenaires du RSSFP, qui se focalise sur la conception du Régime et sur les politiques afférentes, et l’Administration du RSSFP, une société sans but lucratif chargée de gérer les marches et de surveiller l’administration courante du Régime par l’administrateur contractuel.

Pour obtenir plus de renseignements sur les avantages du RSSFP, rendez-vous aux pages suivantes :

• La section RSSFP de ce site Web
• La Directive du RSSFP
• Site Web de l’Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique

L’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du RSSFP

L’objectif de l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du RSSFP est d’informer les personnes qui sont protégées par le RSSFP au sujet de l’organisme qui recueille leurs renseignements personnels, des renseignements recueillis et des fins pour lesquelles ils sont recueillis, du moment où l’organisme disposera de ces renseignements, de la façon d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par l’organisme et, au besoin, de la façon de les corriger. Toutes ces dispositions sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’Énoncé s’applique aux employeurs qui participent au RSSFP (employeurs participants) qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces employeurs comprennent le SCT, les ministères, les organismes, les organismes distincts, les organismes de services spéciaux, ainsi que les conseils et les commissions.

L’Énoncé ne s’applique pas au nombre restreint d’employeurs participants qui ne seront pas assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels^[1]. Ces organismes peuvent avoir leur propre énoncé conforme aux lois applicables à la protection de la vie privée.

L’administrateur contractuel, qui est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou, dans certains cas, aux lois provinciales ou territoriales applicables dans les territoires de compétence où elle est en vigueur, met à la disposition du public sa politique et ses lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels. Y est décrit l’engagement de l’administrateur contractuel à l’égard de la protection de la vie privée dans la gestion quotidienne des renseignements personnels de ses clients, dont les participants aux régimes d’avantages sociaux qu’elle administre.

L’objectif du présent énoncé sur la protection des renseignements personnels est de décrire aux membres du Régime les pratiques exigées des employeurs participants aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la manipulation de leurs renseignements personnels et de ceux de leurs personnes à charge admissibles.

Cela dit, les sections 1, 3 et 7 renferment des renseignements au sujet des responsabilités de l’administrateur contractuel et des employeurs non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, car il importe ici de donner une perspective intégrée des rôles et responsabilités de toutes les parties qui manipulent des renseignements personnels dans leurs activités visant à administrer le RSSFP et à prodiguer des avantages et des services aux participants.

La protection des renseignements personnels au Canada

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada offre un large éventail de fiches d’information et de liens concernant la protection des renseignements personnels au Canada qui peuvent être utiles pour comprendre les lois applicables à la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont disponibles aux adresses suivantes :

• Aperçu des lois sur la protection des renseignements personnels au Canada – Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Comment consulter vos renseignements personnels et déposer une plainte

1. Responsabilités

Employeurs participants

Les employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels:

• recueillent des renseignements personnels afin de s’acquitter de leur mandat respectif.
• sont chargés de protéger les renseignements personnels qu’ils recueillent aux fins décrites à la section 3 du présent énoncé et de veiller à ce que les employés prenant part à la collecte et à la gestion de ces renseignements se conforment aux politiques sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de la gestion courante de ces renseignements. Le gouvernement du Canada dispose d’une politique sur la protection de la vie privée;
• ont désigné un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels chargé d’assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information.

Les employeurs participants non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• sont chargés de protéger les renseignements personnels qu’ils recueillent aux fins de l’administration du RSSFP. Ils peuvent ou non être assujettis à d’autres lois fédérales, provinciales ou territoriales en matière de protection des renseignements personnels. Dans ces cas, on encourage les membres à communiquer avec la personne, au sein de leur organisation, chargée des pratiques de l’employeur en matière de protection des renseignements personnels, et à prendre connaissance des renseignements supplémentaires décrivant l’Aperçu des lois sur la protection des renseignements personnels au Canada – Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Employés

• Tous les employés dont l’employeur est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui prennent part à la collecte de renseignements personnels aux fins de l’administration du RSSFP ont la responsabilité de respecter les procédures mises en place pour assurer le traitement confidentiel et sécuritaire des renseignements personnels.

Administrateur contractuel

L’administrateur contractuel est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales et territoriales applicables dans les administrations où il exerce ses activités au titre du RSSFP. À cette fin, l’administrateur contractuel emploie des professionnels de la protection des renseignements personnels qui examinent continuellement les textes législatifs nouveaux et existants, intégrant les exigences qu’ils y trouvent dans ses pratiques internes.

2. Collecte de renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels dans le cadre du RSSFP est limitée à ce qui est nécessaire aux fins décrites à la section 3 du présent énoncé.

3. Fins de la collecte

Les employeurs participants qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui ont conclu une entente avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour des services de paie recueillent des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

• Confirmer l’admissibilité à la protection
• Inscrire les membres
• Déterminer et modifier le statut et la protection
• Obtenir l’autorisation des déductions pour paiement

Conformément à l’entente conclue entre les parties au sujet des services de paye, le Secteur des Pensions de retraite, Regroupement des pensions et Services à la clientèle de SPAC recueillie des renseignements personnels auprès des employeurs participants et de pensionnés aux fins suivantes :

• Confirmer l’admissibilité à la protection (pensionnés)
• Inscrire les membres (pensionnés)
• Déterminer et modifier le statut et la protection (pensionnés)
• Obtenir l’autorisation des déductions pour paiement (pensionnés)
• Fournir des données sur l’admissibilité à l’administrateur du Régime (employés et pensionnés)
• Effectuer les retenues salariales (employés et pensionnés)

Dans le cas des employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels qui n’ont pas conclu d’entente avec SPAC pour des services de paie, les renseignements personnels sont recueillis par ces employeurs dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

• Confirmer l’admissibilité à la protection
• Inscrire les membres
• Déterminer et modifier le statut et la protection
• Obtenir l’autorisation des déductions pour paiement
• Fournir des données sur l’admissibilité à l’administrateur du Régime
• Effectuer les retenues salariales

L’Administration du RSSFP recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

• Entendre les appels des membres du Régime, superviser le règlement des demandes et l’administration du Régime [2]
• Communiquer avec les participants du Régime
• Vérifier l’administrateur contractuel relativement au règlement des prestations

L’administrateur contractuel recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

• Administrer les prestations
• Régler les demandes
• Coordonner les prestations avec d’autres régimes d’assurance publics ou privés
• Communiquer avec les membres

4. Notification et consentement

Au moment de son adhésion au RSFFP, le membre est informé, par son conseiller en rémunération ou son bureau des pensions, des buts de la collecte de renseignements personnels. Le membre donne son consentement exprès à l’utilisation et à la communication, par l’administrateur contractuel, de ses renseignements personnels et de ceux de ses personnes à charge admissibles en signant chaque formulaire de demande de prestations et en effectuant l’adhésion préalable auprès de l’administrateur contractuel.

5. Utilisation et divulgation

Dans le cadre du RSSFP, les renseignements personnels sont utilisés et communiquent uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qui sont indiquées à la section 3 du présent énoncé.

Dans le cas d’un trop-perçu où le membre ne se conforme pas au calendrier de remboursement de l’administrateur contractuel, les détails connus de la situation de trop-perçu seront communiqués à l’institution gouvernementale concernée dans le but de recouvrer le trop-perçu.

Les employeurs participants veillent à ce que des politiques et des procédures soient en place pour régler toute communication irrégulière et non autorisée de renseignements personnels.

6. Exactitude

Les employeurs participants qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et leurs employés qui administrent des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP assurent l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements personnels en veillant à ce que des procédures soient en place pour :

• mettre à jour régulièrement les renseignements personnels;
• tenir un registre de la source des renseignements utilisés pour faire les changements;
• assurer la notification des changements à d’autres parties auxquelles les renseignements ont été communiqués;
• veiller à ce que les participants soient en mesure d’accéder à leurs renseignements personnels et d’en demander la correction.

7. Conservation

Les renseignements personnels concernant une personne qui ont été utilisés à une fin administrative par un employeur participant assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être conservés par l’employeur :

a) pendant au moins deux ans après leur dernière utilisation à une fin administrative, à moins que la personne consente à leur retrait à une date antérieure;

b) si une demande d’accès à l’information a été reçue, jusqu’au moment où la personne a eu la possibilité d’exercer tous les droits que lui confère la Loi.

Exception faite de la période minimale de deux ans prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, la période de conservation peut varier d’un employeur participant à l’autre.

Périodes de conservation pour l’administrateur contractuel

Les périodes de conservation pour l’administrateur contractuel au titre du RSSFP sont les suivantes :

• dossiers et documents à l’appui des dispositions du régime (p. ex., les maximums) : la durée du contrat;
• renseignements sur l’admissibilité et les membres : la durée du contrat;
• renseignements sur les fournisseurs : la durée du contrat;
• historique des demandes de remboursement : les 10 années civiles les plus récentes;
• historique du site Web des membres : les 10 années civiles les plus récentes;
• relevés annuels des demandes de remboursement des membres : les 10 années civiles les plus récentes;
• appels enregistrés et journaux d’appels : les trois années civiles les plus récentes;
• transcriptions des clavardages en temps réel : les trois années civiles les plus récentes;
• réponses aux demandes de renseignements par courriel : les trois années civiles les plus récentes;
• autres dossiers et documents : les 10 années civiles les plus récentes.

Ces périodes garantissent le respect des directives de l’Agence du revenu du Canada et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8. Accès aux renseignements personnels

Les participants du Régime sont informés et auront accès sur demande, conformément aux Lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, à leurs renseignements personnels utilisés et communiqués par l’employeur participant. Les participants du Régime peuvent contester l’exactitude et l’exhaustivité de l’information et en demander la correction en communiquant avec les agents désignés de protection des renseignements personnels énumérés à la section 9 du présent énoncé.

Il existe plusieurs outils de référence qui peuvent aider les membres du public à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’un de ces outils de reference s’appelle « Info Source ». Il s’agit d’une série de publications contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada, de son organisation et de ses fonds de renseignements. Info Source appuie la politique du gouvernement visant à expliquer et à promouvoir la transparence et l’accès à l’information concernant les activités du gouvernement Info Source est disponible à l’adresse suivante :

• Info Source – Canada.ca

D’autres outils de référence se trouvent aux adresses suivantes :

• Comment trouver vos renseignements personnels avec Info Source
• Accès à l’information et protection des renseignements personnels

9. Plaintes

Les participants du Régime peuvent adresser toute question ou plainte concernant la conformité aux sections susmentionnés en communiquant avec les personnes-ressources suivantes :

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Directeur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : 1-866-312-1511
Courriel : atip.aiprp@tbs-sct.gc.ca

Employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information

Coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (liste)

Employeurs participants non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les participants peuvent adresser leurs questions et plaintes à leur organisme respectif.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

Directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Téléphone : 873-469-3721
Courriel : AIPRP.ATIP@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP)

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Courriel : atip-aiprp@pshcp.ca 

[1] Une liste des employeurs participants et des renseignements concernant leur rattachement à la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve dans le « Rapport sur le rattachement des populations (collectionscanada.gc.ca) ». Dans le diagramme sous « Aperçu », cliquez sur le type d’organisme voulu, puis lisez sous la rubrique « LAIP ».

[2] Ceci peut exiger que l’Administration discute des renseignements personnels d’un membre avec des fournisseurs de services et d’autres intervenants.