Énoncé sur la protection des renseignements personnels du RSSFP

L'Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de soins de santé de la fonction publique se trouve également sur le site Web du Conseil du Trésor du Canada.

Définitions

Les définitions suivantes s'appliquent aux rôles et aux termes utilisés dans l'Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) :

Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique

Est la société sans but lucratif chargée d'administrer le RSSFP. Son rôle est de voir à ce que les membres du Régime et leurs personnes à charge admissibles bénéficient des avantages auxquels ils ont droits tout en s'assurant que le Régime soit administré de façon efficace et efficiente. Ses responsabilités sont établies en détail dans ses lettres patentes; elle doit, entre autres, entendre les appels des membres et effectuer des vérifications concernant le règlement des prestations par l'administrateur du Régime. Pour s'acquitter de ces responsabilités, l'administration peut recueillir des renseignements personnels sur les membres. Elle est gérée par un conseil de dix administrateurs.

Membre

Désigne :

  1. un employé ou retraité ayant demandé et obtenu d'un agent désigné la protection du RSSFP; ou
  2. un membre des Forces canadiennes (FC) ou de la GRC, ayant demandé et obtenu la protection du RSSFP pour ses personnes à charge; ou
  3. une personne qui est membre du groupe client d'Anciens Combattants Canada (ACC) tel que défini à l'Annexe III et ayant demandé et obtenu une protection aux termes du RSSFP.  

(Pour une définition complète, veuillez consulter la  Directive du RSSFP du 1er avril 2006)

Renseignements personnels

Selon la définition donnée à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, signifie renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Une liste des éléments de renseignements personnels recueillis pour administrer le RSSFP et donner aux membres les avantages et les services qui leur sont dus est présentée à la section 2 du présent énoncé, « Collecte de renseignements personnels ».

Administrateur du Régime

Désigne l'organisation sous contrat chargée de régler les demandes de paiement conformément à la Directive du RSSFP et aux directives de l'Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique.

Participant

Désigne une personne protégée par le RSSFP et comprend le membre et/ou ses personnes à charge admissibles.

(Pour une définition complète, veuillez consulter la Directive du RSSFP du 1er avril, 2006)

Secrétariat du Conseil du Trésor

Désigne l'organe administratif du Conseil du Trésor (CT) chargé d'élaborer et de surveiller le cadre de politiques en matière de gestion des pensions et des avantages sociaux des employés, y compris le Régime de soins de santé de la fonction publique.

Introduction

Le Régime de soins de santé de la fonction publique

Le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), est un Régime de soins de santé privé conçu pour rembourser aux membres la totalité ou une partie des frais qu'ils engagent pour des services et des biens admissibles. Le RSSFP protège les fonctionnaires et d'autres membres de l'administration publique fédérale, les parlementaires, les juges fédéraux, les personnes à charge des membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada, les personnes qui reçoivent une pension rattachée au service dans l'une de ces catégories, les membres du groupe client d'Anciens Combattants Canada tel que défini à l'Annexe III de la Directive du RSSFP et les personnes à charge des membres admissibles.

Le Conseil du Trésor du Canada est responsable devant le Parlement et l'électorat canadien de la performance du RSSFP et des avantages que le Canada retire des fonds publics investis dans le Régime. Cependant, certaines responsabilités ont été conférées à deux organismes de gouvernance composés de personnes nommées par le Conseil du Trésor, les agents négociateurs de la fonction publique et l'Association nationale des retraités fédéraux (représentant les retraités participants), afin que le RSSFP soit gérer en collaboration avec ces parties. Ces organismes de gouvernance forment le Comité des partenaires du RSSFP, qui se focalise sur la conception du Régime et sur les politiques afférentes, et l'Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique, une société sans but lucratif chargée de gérer les marches et de surveiller l'administration courante du Régime par l'administrateur du Régime.

Pour plus de renseignements sur les avantages du RSSFP, rendez-vous aux pages suivantes :

L'Énoncé sur la protection des renseignements personnels du RSSFP

L'objectif de l'Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) est d'informer les personnes qui sont protégées par le RSSFP au sujet de l'organisme qui recueille leurs renseignements personnels, des renseignements recueillis et des fins pour lesquelles ils sont recueillis, du moment où l'organisme disposera de ces renseignements, de la façon d'accéder à leurs renseignements personnels détenus par l'organisme et, au besoin, de la façon de les corriger. Toutes ces dispositions sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'Énoncé s'applique à la grande majorité des employeurs qui participent au RSSFP (employeurs participants) qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Ces employeurs comprennent le Secrétariat du Conseil du Trésor, les ministères, les organismes, les organismes distincts, les organismes de services spéciaux, ainsi que les conseils et les commissions.

L'Énoncé ne s'applique pas au nombre restreint d'employeurs participants qui ne seront pas assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels [1], ou à l'administrateur du Régime (la Compagnie d'Assurance-Vie Sun Life du Canada). Ces organismes peuvent avoir leur propre énoncé conforme aux lois applicables à la protection de la vie privée.  Par exemple, Sun Life, qui est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou, dans certains cas, aux lois provinciales ou territoriales applicables dans les territoires de compétence où elle exerce des activités, met à la disposition du public ses Principes directeurs et ses Règles en matière de protection des renseignements personnels. Y est décrit l'engagement de la compagnie d'assurance à l'égard de la protection de la vie privée dans la gestion quotidienne des renseignements personnels de ses clients, dont les participants aux régimes d'avantages sociaux qu'elle administre.  Cette information peut être consultée dans une section intitulée « Protection de vos renseignements personnels » , dans son site Web.

L'objectif du présent énoncé est de décrire aux membres du Régime les pratiques exigées des employeurs participants aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la manipulation de leurs renseignements personnels et de ceux de leurs personnes à charge admissibles.

Cela dit, les sections 1, 2 et 3 renferment des renseignements au sujet des responsabilités de Sun Life et des employeurs non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, car il importe ici de donner une perspective intégrée des rôles et responsabilités de toutes les parties qui manipulent des renseignements personnels dans leurs activités visant à administrer le RSSFP et à prodiguer des avantages et des services aux participants.

La protection des renseignements personnels au Canada

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada offre un large éventail de fiches d'information et de liens concernant la protection des renseignements personnels au Canada qui peuvent être utiles pour comprendre les lois applicables à la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont disponibles aux adresses suivantes :

1. Responsabilités

Employeurs participants

Les employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • recueillent des renseignements personnels afin de s'acquitter de leur mandat respectif.
  • sont chargés de protéger les renseignements personnels qu'ils recueillent aux fins décrites à la section 3 du présent énoncé et de veiller à ce que les employés prenant part à la collecte et à la gestion de ces renseignements se conforment aux politiques sur la protection des renseignements personnels (y inclus la Politique sur la protection de la vie privée) dans le cadre de la gestion courante de ces renseignements.  
  • ont désigné un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels chargé d'assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information.

Les employeurs participants non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • sont chargés de protéger les renseignements personnels qu'ils recueillent aux fins de l'administration du RSSFP. Ils peuvent ou non être assujettis à d'autres lois fédérales, provinciales ou territoriales en matière de protection des renseignements personnels. Dans ces cas, on encourage les membres à communiquer avec la personne, au sein de leur organisation, chargée de pratiques de l'employeur en matière de protection des renseignements personnels et à prendre connaissance des renseignements supplémentaires décrivant les différents textes législatifs en matière de protection des renseignements personnels au Canada.

Employés

  • Tous les employés dont l'employeur est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui prennent part à la collecte de renseignements personnels aux fins de l'administration du RSSFP ont la responsabilité de respecter les procédures mises en place pour assurer le traitement confidentiel et sécuritaire des renseignements personnels.

Administrateur du Régime

Sun Life, en tant qu'administrateur du Régime, est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales ou territoriales applicables aux territoires de compétence où elle exerce des activités pour le compte du RSSFP.  À cette fin, Sun Life emploie des professionnels de la protection des renseignements personnels qui examinent continuellement les textes législatifs nouveaux et existants, intégrant les exigences qu'ils y trouvent dans les pratiques internes de Sun Life.

2. Collecte de renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels dans le cadre du RSSFP est limitée à ce qui est nécessaire aux fins décrites à la section 3 du présent énoncé.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du RSSFP comprennent les suivants :

  • Données sur le membre : nom, prénom, date de naissance, sexe, numéro d'employé, numéro de matricule ou numéro de pension, situation de famille, coordonnées, détails sur d'autres protections en matière de santé.
  • Renseignements personnels sur les personnes à charge : nom, prénom, date de naissance, sexe, lien avec le membre, détails sur les autres protections en matière de santé du conjoint ou conjoint de fait, statut de l'enfant à charge âgé de plus de 20 ans et de moins de 25 ans.
  • Détails de la demande; numéro de certificat, reçus détaillés pour les dépenses admissibles (p.ex. médicaments sur ordonnance, autres frais médicaux comme les services d'un chiropraticien ou les soins de la vue), ordonnances de médecins, diagnostic et plans de traitement, rapports medicaux.

3. Fins de la collecte

Les employeurs participants qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui ont conclu une entente avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour des services de paie recueillent des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

  • Confirmer l'admissibilité à la protection
  • Inscrire les membres
  • Déterminer et modifier le statut et la protection
  • Obtenir l'autorisation des déductions pour paiement

Conformément à l'entente conclue entre les parties au sujet des services de paye, le Secteur des Pensions de retraite, Regroupement des pensions et Services à la clientèle de TPSGC recueillie des renseignements personnels auprès des employeurs participants et de pensionnés aux fins suivantes :

  • Confirmer l'admissibilité à la protection (pensionnés)
  • Inscrire les membres (pensionnés)
  • Déterminer et modifier le statut et la protection (pensionnés)
  • Obtenir l'autorisation des déductions pour paiement (pensionnés)
  • Fournir des données sur l'admissibilité à l'administrateur du Régime (employés et pensionnés)
  • Effectuer les retenues salariales (employés et pensionnés)

Dans le cas des employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels qui n'ont pas conclu d'entente avec TPSGC pour des services de paie, les renseignements personnels sont recueillis par ces employeurs dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

  • Confirmer l'admissibilité à la protection
  • Inscrire les membres
  • Déterminer et modifier le statut et la protection
  • Obtenir l'autorisation des déductions pour paiement
  • Fournir des données sur l'admissibilité à l'administrateur du Régime
  • Effectuer les retenues salariales

L'Administration recueillie des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

  • Entendre les appels des membres du Régime, superviser le règlement des demandes et l'administration du Régime [2]
  • Communiquer avec les participants du Régime
  • Vérifier l'administrateur du Régime relativement au règlement des prestations

La compagnie Sun Life recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP aux fins suivantes :

  • Administrer les prestations
  • Régler les demandes
  • Coordonner les prestations avec d'autres régimes d'assurance publics ou privés

4. Notification et consentement

Au moment de son adhésion au RSFFP, le membre est informé, par son conseiller en rémunération ou son bureau des pensions, des buts de la collecte de renseignements personnels. Le membre donne son consentement exprès à l'utilisation et à la communication, par l'administrateur du Régime, de ses renseignements personnels et de ceux de ses personnes à charge admissibles en signant chaque formulaire de demande de prestations.

5. Utilisation et divulgation

Dans le cadre du RSSFP, les renseignements personnels sont utilisés et communiquent uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qui sont indiquées à la section 3 du présent énoncé.

Les employeurs participants veillent à ce que des politiques et des procédures soient en place pour régler toute communication irrégulière et non autorisée de renseignements personnels.

6. Exactitude

Les employeurs participants qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et leurs employés qui administrent des renseignements personnels dans le cadre du RSSFP assurent l'exhaustivité et l'exactitude des renseignements personnels en veillant à ce que des procédures soient en place pour :

  • mettre à jour régulièrement les renseignements personnels;
  • tenir un registre de la source des renseignements utilisés pour faire les changements;
  • assurer la notification des changements à d'autres parties auxquelles les renseignements ont été communiqués;
  • veiller à ce que les participants soient en mesure d'accéder à leurs renseignements personnels et d'en demander la correction.

7. Conservation

Les renseignements personnels concernant une personne qui ont été utilisés à une fin administrative par un employeur participant assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être conservés par l'employeur :

a)  pendant au moins deux ans après leur dernière utilisation à une fin administrative, à moins que la personne consente à leur retrait à une date antérieure;

b)  si une demande d'accès à l'information a été reçue, jusqu'au moment où la personne a eu la possibilité d'exercer tous les droits que lui confère la Loi.

Exception faite de la période minimale de deux ans prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, la période de conservation peut varier d'un employeur participant à l'autre.

 

8. Accès aux renseignements personnels

Les participants du Régime sont informés et auront accès sur demande, conformément aux Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, à leurs renseignements personnels utilisés et communiqués par l'employeur participant. Les participants du Régime peuvent contester l'exactitude et l'exhaustivité de l'information et en demander la correction en communiquant avec les agents désignés de protection des renseignements personnels énumérés à la section 9 du présent énoncé.

Il existe plusieurs outils de référence qui peuvent aider les membres du public, à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un de ces outils de reference s'appelle « Info Source ». Il s'agit d'une série de publications contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada, de son organisation et de ses fonds de renseignements. Info Source appuie la politique du gouvernement visant à expliquer et à promouvoir la transparence et l'accès à l'information concernant les activités du gouvernement Info Source est disponible à l'adresse suivante :

D'autres outils de référence se trouvent aux adresses suivantes :

9. Plaintes

Les participants du Régime peuvent adresser toute question ou plainte concernant la conformité aux sections susmentionnés en communiquant avec les personnes-ressources suivantes :

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Coordinatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 613-957-7154
Courriel : Denise Brennan

Employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l'accès à l'information

Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (liste)

Employeurs participants non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les participants peuvent adresser leurs questions et plaintes à leur organisme respectif.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 819-956-2133
Courriel : Rachelle Delage

Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique

Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 613-565-1762 poste 242
Courriel : Accès à l’information et aux renseignements personnels

Sun Life du Canada, Compagnie d'Assurance-Vie

Agent de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 416-408-8850
Courriel : Agent de la protection

 


[1] Une liste des employeurs participants et des renseignements concernant leur rattachement à la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve dans le « Rapport sur le rattachement des populations ». Dans le diagramme sous « Aperçu », cliquez sur le type d'organisme voulu, puis référez-vous à la colonne « LAIP ».

[2] Ceci peut exiger que l'Administration discute des renseignements personnels d'un membre avec des fournisseurs de services et d'autres intervenants.