Agent de communications

Titre du poste: agent de communications

Type de poste : permanent, temps plein

Ville, province : Ottawa, Ontario

Catégorie d’emploi : communications et services aux membres

Date d’affichage : 23 juillet 2018

 

Aperçu

Le mandat de l’Administration du RSSFP est de s’assurer que les prestations et services offerts aux souscripteurs et à leurs personnes à charge admissibles sont livrés de façon efficace. L’Administration du RSSFP a, entre autres, la responsabilité de surveiller la performance et la conformité de l’administrateur du Régime (Financière Sun Life), d’entendre les appels envoyés par les souscripteurs et de communiquer avec toutes les personnes protégées.

L’agent de communications est responsable de trois secteurs au sein de l'organisation: le développement et la supervision de tous les produits de communication (y compris les mises à jour du site Web de l'administration), le soutien administratif au conseil d'administration (planification des réunions, distribution des documents pertinents, préparation des procès-verbaux) et la surveillance des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information. 

Responsabilités clés

  • Répondre aux demandes de renseignements provenant des membres, de la communauté de la rémunération et d’autres intervenants, surveiller les progrès et maintenir les dossiers
  • Développer des produits de communications tels que le Bulletin du RSSFP en travaillant avec ses homologues en communications pour écrire et publier le contenu
  • Développer le contenu du site Web de l’Administration du RSSFP, assurer qu’il soit à jour et surveiller l’entretien du site
  • Entreprendre les initiatives pour améliorer les capacités du site Web
  • Observer les tendances de l’utilisation du site Web et développer des stratégies pour augmenter le nombre d’utilisateurs
  • Coordonner la traduction des documents et du contenu du site Web
  • Agir à titre de point de contact principal et d’administrateur responsable de l’organisation des réunions, la gestion des documents et la fourniture des renseignements pour le Conseil d’administration
  • Agir à titre de secrétaire pour plusieurs comités (du Conseil d’administrateurs et des intervenants externes), rôle qui comprend la planification des réunions, la sélection des lieux et d’équipement, la préparation de l’ordre du jour, la distribution des documents avant et après les réunions et la communication entre les intervenants
  • Prendre des notes et maintenir les procès-verbaux de réunion
  • Suivre les démarches pour assurer la conformité aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Appuyer le travail du bureau en fournissant des services tels que la mise en page des documents et présentations
  • Appuyer les projets spéciaux et initiatives particuliers engagés par le bureau en fournissant des services administratifs

Exigences du poste

  • Diplôme universitaire ou collégial
  • Excellent communication écrite et orale tant en anglais qu’en français
  • Expérience à développer des documents de communications ainsi que des plans de communications
  • Expérience avec des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation (MS Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des logiciels de graphisme (Adobe Acrobat, InDesign)
  • Expérience en rédaction, correction et révision de correspondance afin d’assurer la conformité du contenu, de la grammaire, du style, de l’orthographe et de la présentation dans les deux langues officielles
  • Expérience avec les systèmes de gestion de contenu, l’utilisation du langage HTML et la gestion des services d’informatiques en nuage
  • Habiletés dans la gestion de priorités concurrentes en milieu de travail dynamique
  • Savoir-faire en matière d’analyse et de synthèse de données provenant de multiples sources
  • Aisance face au travail sous pression, individuel ou en équipe
  • Expérience avec la coordination des réunions au niveau de cadre de direction comme les comités de gestion ou les conseils de direction et la préparation des procès-verbaux

Atouts professionnels

  • Expérience en tenue de procès-verbaux
  • Des connaissances dans le domaine de l’assurance collective
  • Expérience avec le gouvernement fédéral ou le Régime de soins de santé de la fonction publique
  • Des connaissances avec la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les candidats intéressés doivent envoyer un CV et une lettre de motivation à hr@pshcp.ca.