Agent des services organisationnels

Principales responsabilités

Gestion du bureau

  • Planifier et organiser les besoins d’ordre administratif du bureau au chapitre des fournitures et d’équipement; des locaux et des installations; des procédures de sécurité de base; des systèmes de gestion des dossiers, du classement et de l’information; de la distribution du courrier et de la correspondance; des services de réception et de première ligne; de la coordination de la traduction; et de l’intégration et du départ du personnel.
  • Planifier et organiser les événements, les retraites et les activités spéciales de l’organisation et en assurer le soutien.
  • Examiner et moderniser les procédures, les pratiques et les systèmes du bureau et formuler des recommandations en vue d’une amélioration continue.

Soutien de la gestion financière et comptable

  • Préparer et traiter les factures, consigner les transactions, traiter les demandes de remboursement des dépenses, compléter les rapports financiers et comptables et saisir les données dans les systèmes de gestion financière.
  • Donner suite aux bons de commande, aux contrats de service et aux mesures d’approvisionnement de faible valeur.
  • Établir et entretenir des relations avec les clients externes comme les fournisseurs.

Services de TI et soutien des systèmes

  • Coordonner l’acquisition et l’entretien du matériel technologique, l’acquisition et les mises à jour de logiciels et les services de dépannage de base.
  • Coordonner et mettre en place un soutien audiovisuel et technique pour des réunions et autres activités diverses.
  • Maîtriser les systèmes logiciels d’affaires.

Adjoint administratif et soutien de la coordination

  • Fournir un soutien à titre d’adjoint administratif ou de direction au président-directeur général, aux hauts dirigeants et au président du conseil d’administration, au besoin, au chapitre du suivi de la correspondance, de la coordination des communications, des horaires et du bon fonctionnement du bureau.
  • Appuyer tous les efforts déployés par l’équipe de l’organisation au moyen d’un soutien administratif continu et de services de soutien supplémentaires au besoin, et faciliter la circulation de l’information dans l’ensemble de l’organisation.

Sur le plan administratif, le titulaire relève du dirigeant principal des communications et du développement et du dirigeant principal des finances et de la conformité.

Compétences requises

Études et formation

  • Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine lié à l’administration ou à la gestion de bureau.
  • La maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est essentielle.

Expérience

  • Au moins trois ans d’expérience récente dans un rôle de gestion administrative ou de bureau au sein d’une entreprise ou d’une organisation du secteur public de petite ou de moyenne taille.
  • Solide expérience des pratiques de base en gestion financière et en tenue de livres d’un bureau.
  • Solide expérience de l’utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office ou l’équivalent; de l’utilisation de systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers, comme SharePoint; et de l’utilisation d’un logiciel commercial/comptable comme Sage50.
  • Expérience de la prestation de fonctions d’adjoint administratif ou de direction à des cadres supérieurs.
  • L’expérience du travail avec un conseil d’administration est un atout.

Connaissances

  • Connaissance approfondie des pratiques et procédures de gestion de bureau.
  • Excellente connaissance des pratiques et procédures de comptabilité et de tenue de livres.
  • La connaissance du secteur de l’assurance-maladie et des régimes privés d’assurance-maladie est un atout.

Capacités et habiletés

  • Excellentes capacités en organisation et en gestion du temps.
  • Solides compétences en résolution de problèmes et en analyse.
  • Solides compétences en relations interpersonnelles et en établissement de relations avec les clients et les intervenants externes.
  • Capacité de gérer plusieurs priorités et d’effectuer simultanément plusieurs tâches.
  • Capacité de travailler de façon autonome et de faire preuve d’initiative.

Qualités personnelles

  • Niveau élevé d’intégrité, de discrétion et de confidentialité.
  • Solides relations interpersonnelles, souci du service à la clientèle, esprit d’équipe, souci du détail.
  • Initiative, fiabilité, jugement et faculté d’adaptation.

Compétences de base exigées par l’Administration

  • Faculté d’adaptation
  • Service à la clientèle
  • Communication efficace
  • Esprit d’initiative
  • Travail d’équipe et coopération
  • Établissement de relations et de réseaux

Les candidats intéressés doivent envoyer un CV et une lettre de motivation à hr@pshcp.ca.

Dans le but de poursuivre l’amélioration continue de la distribution d’information liée au Régime, l'Administration du RSSFP étudie l'utilisation de diverses plateformes de communication. Si vous êtes un membre du RSSFP, veuillez prendre quelques minutes pour répondre au sondage ci-dessous.